Бизнес Процесс Регламент
Данная статья является продолжением статьи: Для начала создается команда проекта из сотрудников компании и временная группа из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса. Чтобы понять, как функционирует система, и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.
Однако, со стандартизацией нужно обращаться очень осторожно. Бизнес-процессы только тогда имеют смысл, когда обеспечивают конкурентное преимущество, и зачастую это преимущество обеспечивается уникальным набором критических задач и их уникальным сочетанием, и их уникальным исполнением, обеспечивающим созданием высокой потребительской стоимости и подавляющим конкурентным преимуществом. Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения целевого результата). В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:. Стандартные формы бизнес-процесса;. Уникальные формы бизнес-процесса;.
Инвестиция времени в создание регламентов и прописанных бизнес-процессов с четко. В регламентах бизнес-процессов содержится. Регламенты системы. 1.1 Настоящий регламент процесса устанавливает порядок. Бизнес-план компании. Регламент бизнес-процессов. Регламентом бизнес-процессов называют документ, в котором.
Карта бизнес-процесса;. Маршруты бизнес-процесса;.
Матрицы бизнес-процесса;. Блок-схемы бизнес-процесса;. Описание стыков бизнес-процесса;. Вспомогательные описания бизнес-процесса;. Развернутое описание бизнес-процесса;. Документирование бизнес-процесса;.
Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса;. выполнения бизнес-процесса. Познакомимся поближе с каждым пунктом выполнения работ. Стандартные и уникальные формы описания бизнес-процесса Для начала рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов. На деле же лучше всего, если бизнес-процесс создается на базе, тогда под ключевые факторы рынка формируется перечень уникальных критических задач, под которые создается уникальная форма описания бизнес-процесса, выполнение которого в выбранной форме приводит к созданию стратегической мощи компании. Разработчик должен помнить: его задача - построить бизнес-процесс так, чтобы все ненужные телодвижения были уничтожены, а процесс протекал легко, быстро и красиво.
А главное, давал эффект повышения производительности. Карта бизнес-процесса Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы.
Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании. На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса.
Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:. Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?. Кому передается этот документ?. Что этому предшествует?. Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?. Кто выдает задание для запуска процесса?
Рекомендация При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов:.
Who? - Кто совершает данную операцию? - Почему или зачем выполняется эта операция? - Что представляет собой эта операция? - Когда нужно проводить данную операцию? - Где производится операция?.
и один вопрос How? - Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?
Помним, что поскольку вначале карта будет скорее всего описывать состояние анархии и дезорганизации, и поэтому вначале блок-схема будет получаться сложной, запутанной и фрагментарной. И это будет правильно, только после нескольких повторов карта станет стройной, простой и прозрачной! Собственно, ради процесса оптимизации и создается эта карта. Те же, кто думает, что после составления карты процесс закончился, глубоко ошибаются. Он еще и не начинался.
Реально окончание процесса наступит только после и его внедрения. А это отдельная и увлекательная история столкновения железной (вернее кремниевой) логики, изворотливой хитрости и управленческой решимости и понуждения. Маршруты бизнес-процесса В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия.
Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды. По сути дела, маршруты являются комиксами для тех, кто не любит читать.
Бізнес-процесс Регламент
Матрицы бизнес-процесса Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование компании. Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний.
Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее. Составление блок-схемы бизнес-процесса Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:. Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?. Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?. Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?.
Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса? Описание стыков бизнес-процессов Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно. Потому что каждый собственник «выеживается» и старается получить выгоду и поэтому воюет. Само по себе сопротивление собственников процессов демонстрирует простую и ясную идею, что во время беспорядка и анархии появились частные личные интересы, которые противоречат интересам компании.
Следовательно, для того, чтобы дерево начало плодоносить, нужно вовремя делать его обрезку и удалять неплодоносящие волчки. Рекомендация Сначала составьте описание выходов.
Впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей. Затем составьте аналогичное описание входов. Вспомогательные описания бизнес-процессов В качестве вспомогательного описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.
1.Регламенты, методики, инструкции В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции 24, 46. На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями: Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п. Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.
Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п. Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п. Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.
Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции, так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет. Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента, поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов. Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника. На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе. Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.
Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей. Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. Угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса. К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов. Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга. Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.
Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется. Исключение составляют административные регламенты, для которых имеются правила разработки и утверждения 27 (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации 36. С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги 18, 21, 33, 39, 41.
Общие принципы разработки нормативных документов системы государственной стандартизации (ГОСТов) изложены в ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения» 7 и ГОСТ Р 1.5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» 8. Хорошим примером использования указанных документов применительно к разработке отраслевых стандартов в области связи являются «ПР 45.02-97. Правила по стандартизации.
Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов» 28. При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно. В настоящей статье мы сосредоточимся на рекомендациях по разработке текста регламента процесса, считая, что вопросы необходимости регламентации и оптимальности регламентируемого процесса уже решены. Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора.
2.Что подлежит регламентации? Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов (ср. Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт». Наименование организации РЕГЛАМЕНТ УТВЕРЖДЕН наименование регламента приказом № от «» г. № СОДЕРЖАНИЕ 1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.Назначение 1.1.1.Настоящий Регламент определяет порядок в (далее – Общество). 1.2.Область применения 1.2.1.Требования и правила настоящего Регламента распространяются. 1.2.2.Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.
1.3.Нормативные ссылки 1.3.1.Настоящий Регламент разработан в соответствии с:. 1.4.Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений 1.4.1.Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие. 2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 2.1.Термины и определения 2.1.1.
Бизнес-процессы Регламентация И Управление Учебник Скачать
2.2.Сокращения 2.2.1. 3.ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ, ПРОЦЕССОВ, МЕТОДОВ РАБОТЫ 3.1.Подпроцесс 1 3.1.1. 3.2.Подпроцесс 2 3.2.1. 4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1.Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ. 5.КОНТРОЛЬ 5.1.Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается. 6.ПРИЛОЖЕНИЯ 6.1.Классификаторы и справочники 6.1.1.
6.2.Формы и правила оформления документов 6.2.1. Поле документа Правила заполнения Исполнитель Примечание 6.2.2.
6.3.Схемы процессов 6.3.1. 6.4.Алгоритмы расчетов 6.4.1. 6.5.Таблица ролей исполнителей процессов 6.5.1.Матрица ответственности Исполнитель 1 Исполнитель 2 Функция 1 Функция 2 6.5.2.Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность» Процесс Исполнитель Функции Права Ответственность.